أتمتة الأعمال الروتينية حتى يتمكن المندوبون من البيع

اسأل مندوبًا كيف كان الأسبوع وستحصل على قائمة بأشياء لم تكن بيعًا. تحديث نظام إدارة علاقات العملاء. تسجيل المكالمات. البحث عن الحسابات. كتابة نفس المتابعة للمرة العاشرة. ملاحقة موافقة جلست في صندوق بريد أحدهم لمدة يومين. بناء العرض التقديمي. كل دراسة لاستخدام وقت البائعين رأيناها تصل إلى نفس النقطة غير المريحة: يقضي المندوبون أقل بكثير من نصف وقتهم في التحدث فعلاً مع المشترين. الباقي أعباء إدارية.

بالنسبة لقادة الإيرادات، هذا المكان الأقل إثارة للجدل لتشغيل الذكاء الاصطناعي فيه. أنت لا تطلب منه إغلاق الصفقات أو ممارسة الحكم. أنت تطلب منه استيعاب الأعمال الإدارية المحيطة بالبيع. فيما يلي ما هو قابل للأتمتة فعلاً، وكيف تفكر في العائد، وكيف تتجنب خلق فوضى جديدة أثناء تنظيف القديمة.

أربعة أنواع من الأعمال الروتينية

من المفيد فرز الأعباء قبل أتمتتها، لأن الأنواع المختلفة تحتاج معاملة مختلفة. معظمها يقع في أربع فئات.

عمل الالتقاط: تسجيل الأنشطة، نقل مراحل الصفقات، كتابة ملاحظات الاجتماعات، إبقاء نظام إدارة علاقات العملاء محدثًا. عالي التكرار، مكروه عالميًا، وقابل للأتمتة بالكامل تقريبًا.

عمل التحضير: البحث عن حساب قبل مكالمة، تجميع خريطة أصحاب مصلحة، سحب سياق من خمسة أنظمة. يستغرق وقتًا، ويتبع أنماطًا.

عمل الإنشاء: مسودات أولى للبريد الإلكتروني، متابعات، ملخصات، هياكل عروض. مسودة ذكاء اصطناعي يعدّلها إنسان تتفوق على إنسان يبدأ من صفحة فارغة في السرعة والاتساق معًا.

عمل التنسيق: توجيه العملاء المحتملين، الجدولة، ملاحقة الموافقات، التسليم بين الفرق. القواعد بالإضافة إلى قليل من الذكاء تغطي معظمها.

سبب أهمية الفرز: يمكن للالتقاط والتنسيق عادة العمل بمشاركة بشرية قريبة من الصفر، بينما يجب أن ينتج التحضير والإنشاء مسودات ينهيها شخص. تُحرق الفرق عندما تخلط بين الاثنين وترسل تلقائيًا شيئًا كان يجب أن يكون مسودة.

ابدأ بنظافة نظام إدارة علاقات العملاء

إذا كنت ستؤتمت شيئًا واحدًا أولاً، اجعله الالتقاط. تحديثات نظام إدارة علاقات العملاء وتسجيل الأنشطة. لعدة أسباب.

إنه العمل الذي يمقته المندوبون أكثر ويؤدونه بأسوأ شكل. الإدخال اليدوي لنظام إدارة علاقات العملاء هو الضريبة الكلاسيكية على البيع، ولأن المندوبين يكرهونه، فإن البيانات ناقصة بشكل مزمن. أتمتة الالتقاط تحرر الوقت وتُصلح البيانات في نفس الخطوة.

البيانات الأفضل تؤتي ثمارها في كل مكان آخر. التنبؤ، الإجراء التالي الأفضل، اكتشاف الإشارات: كل ذلك جيد بقدر ما تحته. "القمامة تدخل، القمامة تخرج" ليست عبارة مبتذلة هنا. إنها القيد الملزم على كل استثمار ذكاء اصطناعي آخر تقوم به.

والأخطاء رخيصة. نشاط مُسجَّل بشكل خاطئ يستغرق ثوانٍ لإصلاحه. هذا بالضبط المكان منخفض المخاطر والقابل للعكس حيث ينتمي الذكاء الاصطناعي في سير عمل الإيرادات، ومكان جيد لبناء الثقة في الأتمتة قبل توسيعها إلى أي مكان أكثر خطورة.

ذكاء اصطناعي يُبقي نظام إدارة علاقات العملاء محدثًا بهدوء من خلال قراءة البريد الإلكتروني والتقويم وتسجيلات المكالمات، واستخراج من التقى، وماذا نوقش، وماذا تغير، وماذا بعد، يمنح ساعات لكل مندوب لكل أسبوع. لا أحد يفتقد الطريقة القديمة.

العائد، بصدق

الحساب المغري هو الساعات الموفرة مضروبة في التكلفة بالساعة. العائد الحقيقي له طبقات أكثر من ذلك.

الوقت المُستعاد هو التأثير المباشر. حتى استرداد متحفظ لبضع ساعات لكل مندوب لكل أسبوع، عبر فريق، هو قدرة حقيقية. توظيف بدون توظيف.

الوقت المُستعاد هو أيضًا وقت أفضل. المندوبون الذين لا يغرقون في الأعمال الإدارية يحضرون المكالمات مستعدين ويتابعون في نفس اليوم بدلاً من الخميس.

وجودة البيانات تتراكم. البيانات الأنظف تجعل كل نظام آخر يعمل بشكل أفضل، وهو عائد ينمو بدلاً من توفير لمرة واحدة.

التحذير: لا شيء من هذا يظهر ما لم يُعيد المندوبون توجيه الوقت المُحرَّر فعلاً نحو البيع بدلاً من امتصاصه كوقت فراغ. الأتمتة تخلق القدرة. على الإدارة توجيهها نحو خط الأنابيب. عامل توفير الوقت كوسيلة، وليس غاية.

عدم خلق مشاكل جديدة

أتمتة الأعمال الروتينية تأتي بنتائج عكسية بطرق يمكن التنبؤ بها، وكلها قابلة للتجنب.

لا ترسل تلقائيًا ما يجب مراجعته. يمكن للالتقاط والتنسيق العمل من تلقاء نفسهما. أي شيء موجه للمشتري يبقى مسودة وموافقة. الخط الفاصل بين الاقتراح والإجراء هو نموذج السلامة بأكمله، وهذا سبب أهمية الضوابط والمساءلة حتى للأتمتة التي تبدو تافهة.

أبقها مرئية. يجب أن يتمكن المندوبون من رؤية وتصحيح ما التقطته الأتمتة. أول مرة يخطئ فيها نظام صامت وغير قابل للتدقيق، تختفي الثقة ولا تعود.

راقب الأتمتة التي تضيف عمل مراجعة. إذا كان المخرج غير موثوق بما يكفي بحيث يستغرق التحقق منه وقتًا طويلاً كفعله، فأنت نقلت الأعمال الروتينية بدلاً من إزالتها. قِس صافي الوقت، وليس الإجمالي.

ابنِ على شيء يمكنه رؤية العمل. أتمتة الالتقاط تعمل فقط إذا كان للنظام وصول إلى رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات والتقاويم حيث يحدث العمل. هذا الوصول أحد الأشياء التي تفصل المنصات الأصيلة في الذكاء الاصطناعي عن الميزات الملصقة.

عند التنفيذ الجيد، هذا أقل فوز جذاب للذكاء الاصطناعي في الإيرادات والأكثر موثوقية. لا طفرة، فقط إزالة مستمرة للاحتكاك. إنه أيضًا الدرجة الطبيعية الأولى على السلم من المساعدين الآليين إلى الطيار الآلي: أثبت القيمة على العمل منخفض المخاطر، ثم اذهب أبعد.

أبرز النقاط

• يقضي المندوبون معظم الأسبوع دون بيع، والأعمال الإدارية المحيطة بالبيع هي المكان الأكثر أمانًا للبدء بالذكاء الاصطناعي فيه.
• يمكن للالتقاط والتنسيق العمل من تلقاء نفسهما. يجب أن يبقى التحضير والإنشاء مسودات ينهيها إنسان.
• نظافة نظام إدارة علاقات العملاء أولاً. إنه العمل الأكثر كراهية، والبيانات الأنظف تحسّن كل شيء لاحقًا.
• العائد حقيقي فقط إذا وجّه المديرون الساعات المُحرَّرة نحو خط الأنابيب.
• لا ترسل تلقائيًا أبدًا إلى مشترٍ، أبقِ الأتمتة قابلة للتصحيح، وعُدّ صافي الوقت الموفر بدلاً من الإجمالي.

تنظيف الأعمال الروتينية ليس استخدامًا برّاقًا للذكاء الاصطناعي، لكنه يمنح الفريق بشكل موثوق الشيء الذي يفتقرون إليه أكثر. إذا كنت تريد رؤية شكل الالتقاط الآلي عندما يعيش داخل منصة واحدة، Revnewo مثال جيد.