Wie viele Tools nutzt das durchschnittliche B2B-Umsatzteam wirklich?

Fragen Sie eine VP of Sales, wie viele Tools ihr Team nutzt, und Sie bekommen eine Zahl. Fragen Sie denselben Mitarbeiter, und Sie bekommen eine längere Liste, dann eine Pause, dann "oh, und die Tabellenkalkulation." Die beiden Antworten liegen selten nah beieinander. Die ehrliche Zählung ist fast immer höher, als die Führung annimmt, und der meiste Alltagsschmerz in einem Umsatzteam lebt in genau dieser Lücke.

Uns interessiert die Zahl, weil sie für etwas steht, das schwerer zu messen ist: Koordinationslast. Jede Anwendung ist ein weiteres Datenmodell, ein weiterer Login, eine weitere Stelle, an der eine Übergabe still scheitern kann. Bevor Sie das Fragmentierungsproblem beziffern können, brauchen Sie eine echte Zählung, nicht die aus dem Einkaufssystem.

Die offizielle Zahl ist immer zu niedrig

Die IT führt eine Liste dessen, wofür das Unternehmen bezahlt. Diese Liste unterzählt, was Menschen tatsächlich nutzen, aus mehreren Gründen.

Teams rechnen Tools unterhalb der Genehmigungsschwelle ab, sodass sie nie im zentralen Inventar landen. Vieles, was Vertriebsmitarbeiter als separate Tools erleben, sind Features innerhalb einer größeren Plattform: hier ein Sequencer, dort ein Enrichment-Add-on. Der Einkauf sieht einen Anbieter. Der Mitarbeiter sieht drei Workflows.

Und dann sind da die Tabellenkalkulationen. Bei vielen Teams ist das wichtigste operative Tool eine Arbeitsmappe, die niemand verfolgt, die die "echte" Pipeline oder das Territoriummodell enthält. Diese Schattensysteme, die still die Pipeline betreiben, tauchen in keiner Software-Zählung auf, und es sind oft die Tools, für die Menschen am härtesten kämpfen würden, sie zu behalten.

Zählen Sie all das dazu, und die Zahl landet deutlich über der offiziellen. Untererfassung ist auch der Grund, warum Wildwuchs weiterwächst, ohne dass es jemand bemerkt, was ein großer Teil dessen ist, warum Ihr Revenue-Stack fragmentiert.

Wie ein Stack heute aussieht

Eine einzelne Schlagzeilenzahl ist weniger nützlich, als zu sehen, wie viele Kategorien eine durchgängige Full-Funnel-Bewegung umfasst. Ein typisches Mid-Market- oder Enterprise-B2B-Team berührt etwas in den meisten dieser Bereiche:

• CRM, das System of Record (meist eines, manchmal versehentlich zwei)
• Marketing-Automatisierung und E-Mail
• Sales Engagement: Sequencing, Dialing, Kadenzen
• Prospecting und Enrichment, oft zwei oder drei überlappende Anbieter
• Conversation Intelligence
• Scheduling- und Meeting-Tools
• Angebots-, Quoting- und Vertragsmanagement
• Attribution und Analytics, häufig mehrere, selten einig
• Customer-Success- und Onboarding-Plattformen
• Enablement und Content-Management
• Data Warehouse, BI und Reporting
• Die Integrations- und Workflow-Middleware, die alles zusammenhält

Zählen Sie die einzelnen Anwendungen innerhalb jedes Buckets, und Sie sind schnell im zweistelligen Bereich. Kein einzelner Verkäufer nutzt sie alle. Aber die Organisation ist auf jede einzelne angewiesen, und darauf, dass sie miteinander kooperieren, was eine andere und schwierigere Sache ist.

Die Zahl zählt weniger als die Koordination

Zwei Unternehmen können dieselbe Anzahl Tools betreiben und völlig unterschiedliche Erfahrungen haben. Im einen bewegen sich Daten zwischen Systemen, und ein Vertriebsmitarbeiter arbeitet durch einen kohärenten Ablauf. Im anderen ist jedes Tool eine Insel, und Menschen stellen die Verbindung von Hand her: Notizen kopieren, Stage aktualisieren, Link einfügen, wiederholen. Das ist das Swivel-Chair-Problem, und es kostet mehr als jede Abonnementzeile.

Was die Leistung mindert, ist die Anzahl unkoordinierter Tools. Eine hohe Zahl mit echter Orchestrierung darunter kann gut funktionieren. Eine bescheidene Zahl ohne Koordination ist Chaos. Die bessere Frage lautet also nicht "wie viele Tools haben wir", sondern "wie viele davon sprechen tatsächlich miteinander."

Diese Frage führt direkt in die Debatte um Konsolidierung versus Orchestrierung. Die Zahl zu reduzieren hilft nur, wenn Sie auch die Verrohrung darunter reparieren. Unserer Erfahrung nach enden Teams, die konsolidieren, ohne das zu tun, mit weniger Logos auf der Architekturfolie und derselben Menge manuellem Klebstoff.

Zu einer ehrlichen Zählung kommen

Wenn Sie die echte Zahl für Ihr Team wollen, bringt Sie ein leichtgewichtiges Audit den Großteil des Weges dorthin.

Befragen Sie die Menschen, nicht die Rechnungen. Bitten Sie eine Stichprobe von Vertriebsmitarbeitern und CSMs, jedes Tool und jede Tabellenkalkulation aufzulisten, die sie in einer normalen Woche öffnen. Begleiten Sie dann einen Workflow: Verfolgen Sie einen einzelnen Deal oder eine Kampagne von Anfang bis Ende und protokollieren Sie jede Anwendung, die er durchläuft. Sie werden Dinge finden, die niemand in der Umfrage erwähnt hat, weil sie sie seit Jahren nicht mehr bemerken.

Gleichen Sie diese Liste mit dem ab, wofür Finance bezahlt. Die Differenz zeigt Ihnen sowohl Verschwendung (bezahlt, ungenutzt) als auch Schattenausgaben (genutzt, nie zentral genehmigt). Markieren Sie dabei jede Stelle, an der zwei Tools nahezu dieselbe Aufgabe erledigen. Das sind Ihre Konsolidierungskandidaten.

Sie werden mit ziemlicher Sicherheit mehr finden, als Sie erwartet haben. Das ist normal. Der Punkt ist nicht, jemanden wegen der Zahl zu beschämen, sondern die Koordinationslast zu verstehen, die sie darstellt, und zu entscheiden, was Sie dagegen tun.

Die wichtigsten Erkenntnisse

• Das IT-Inventar unterzählt, jedes Mal. Schattenkäufe, eingebettete Features und Tabellenkalkulationen sind die fehlenden Teile.
• Eine vollständige Umsatzbewegung umfasst etwa ein Dutzend Kategorien, und die meisten Kategorien verbergen mehr als ein Produkt.
• Unkoordinierte Tools sind das, was schadet. Die rohe Zahl ist ein schwacher Näherungswert dafür.
• Wenn Sie die echte Zahl wollen, fragen Sie die Menschen, die die Arbeit erledigen, und verfolgen Sie einen Deal durch den Stack.

Wenn Sie noch nie gezählt haben, auf wie viele Tools sich Ihr Umsatzteam wirklich stützt, ist das ein aufschlussreicher Nachmittag. Es ist auch der natürliche erste Schritt, bevor Sie entscheiden, wie Sie sie wie ein System verhalten lassen.